探析东西部高校档案馆发展的差异 --以上海交

摘要：通过描述上海交通大学档案馆所具备的硬件优势----如地域、经济、文化、支撑服务的先进技术等和软件优势----如观念、人文环境、职工综合素质、管理等方面与宁夏大学档案馆存在较大差异，经
过客观分析和对比其原因,找出了缩小两馆差距的一些举措，而最重要的是改变人的观念,大胆创新，积极进取，常态进行职工素养培训。
关健词：高校档案  信息  差异
高校档案是记述大专院校教育、科研与教学改革全过程的原始凭证材料,是支撑高等教育持续健康发展的基石。高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构。
随着网络化、数字化技术的迅猛发展，大大促进了高校档案事业的快速发展，但同时也产生了一系列问题，而地区间档案事业发展的不平衡则是其中较为突出的问题，其次是两地区在高校档案馆的建设和档案管理、服务上也存在着很大的差异并影响着高校档案事业的平衡发展，理应引起有关部门的高度重视。
所以实现东、西部高校档案事业的协调发展，已经成为新时期档案工作健康发展的必然要求。本文从研究东、西部档案工作存在差异的问题出发，选取了具有代表性的上海交大档案馆与宁夏大学档案馆进行比较：
1．上海交大档案馆与宁夏大学档案馆工作现状
1.1.上海交大档案馆（以下简称交大档案馆）现状：
    交大档案管理工作和服务模式超前，尤其是档案的信息化、数字化走在了全国高校的前列，给其它高校起到了表率作用。其档案工作能够走在全国高校前列，首先是因为地处经济信息发达地区，率先对其馆藏信息资源进行了数字化管理；其次是工作人员综合素质高，具有开拓创新的精神；三是领导的高度重视，机构健全，人员结构较为合理；四是馆藏资源丰富，并能充分挖掘、利用馆藏资源为学校和社会服务；五是资金投入较为充足，各馆、室之间具有很好的协作精神。
“一流大学要有一流的管理，一流管理要有一流的档案”，这是上海交大前校长翁史烈院士对高校档案的作用进行了高度的概括。
“2010年，交大校党委书记马德秀教授向交大档案馆捐赠了重要档案——江泽民学长亲笔签名的贺信和著名校友、篮球明星姚明亲笔签名的球衣。在北美之行前，马德秀书记让她的秘书向档案馆了解此类档案资料的归档要求，并在她的行程中还特别关注此事，一旦发现珍贵档案，都细心征集”。
从以上可以看出交大档案馆领导对档案工作的高度重视与支持，所以交大档案工作做的非常出色。
1.2.宁夏大学档案馆现状：
    由于宁夏大学地处内陆欠发达地区，经济落后，信息滞后，这种现状造成档案工作发展滞后，其表现为：一是宁夏大学档案馆经费投入严重不足，不能适应迅速增长的档案工作量和档案现代化管理的需要；二是管理手段和管理方式不能适应新载体、新领域档案管理的需要；三是档案宣传缺乏力度，形式比较单一，不能适应档案工作应有的环境需要。四是馆藏数字化率低。
2、两地区差异所在
2.1、档案队伍建设、人员结构及素质上的差异：
2.1.1. 档案队伍建设差异
上海交大档案馆引进了硕士、博士专门人才，并鼓励培养在职人员攻读硕士学位，硕士以上人员已占全馆人员的40％以上。档案队伍专业面基本覆盖了档案管理与研究、史料编研、陈列展览设计、档案装裱、科技教育史研究、系统开发与维护、录像与编辑等。是一支充满活力和具有自主创新能力的档案工作团队；另外，已成功申办档案学硕士点，开始培养档案学科高层次人才，也成为东部高校档案部门内涵建设的新亮点。
宁夏大学档案馆学历普遍偏低，专业人才和复合型人才较少，没有档案专业毕业的人员，缺乏开拓创新精神。
2.1.2.人员结构差异
    人才是推动档案事业发展的根本，档案工作要发展关键在于人才。
    从人员知识结构分析：
由于上海交大地处经济发达地区，人才济济，尤其高校更是人才聚集之地。档案馆工作人员结构合理，文化层次高，现以交大档案馆人员结构为例：档案馆在编人员37人。其中研究馆员3人，副研究馆员7人，馆员16人。学历层次为：博士2人、硕士10人、在读硕士3人、本科19人、硕博人员占总人数的40％。在这37人中，其中：档案专业毕业的有6人。从中可看出东部地区档案队伍的强大，是一支具有开拓创新能力的高水平档案文博工作团队。
而宁夏大学却地处落后地区，人才相对缺乏，档案专业人员更是缺乏，档案工作人员的学历、职称层次偏低，队伍结构不够合理。宁夏大学档案馆人员结构为：档案专职工作人员12人，其中馆长1人，副馆长1人；具有研究生学历2人，本科学历7人，大专学历3人，具有副高职称人员2人，馆员3人，助理馆员4人。在这12人之中无一人是档案专业毕业的，副高职称也非档案专业职称。
从以上情况可以看出两馆之间人才知识结构上的差距。
2.1.3.素质上的差异
    上海交大档案工作能走到了全国高校的前列，是与档案工作人员的高素质分不开的。他们具有甘于奉献、勇于开拓和敢于创新以及超前的工作意识和高度的敬业精神。
而宁夏大学档案馆不少人员安于现状，不思进取，责任心不强，无危机意识，缺乏务实苦干的精神，对档案工作不会主动出击，只会被动等待。这种状况直接影响档案工作的发展；影响了新理念、新技术、新方法在档案管理中的应用和推广。
2.2. 经费投入、技术设备、信息化建设的差异
2.2.1经费投入差异
经济基础决定上层建筑。虽然各高校档案部门面临的主要问题都是经费严重不足，但由于东部高校地处经济发达地区，国家在经费的投入上也倾斜于东部高校。据了解交大对档案馆的资金投入每年少者都在几十万，并且如须添置设备可以随时申请专项资金。有了充足的资金做后盾，他们配置了档案现代化管理设施、设备及信息技术的引进与协作。
而宁夏大学地处经济落后地区，资金缺乏，档案馆每年只有几万元的经费，与交大相比相差悬殊，这些经费只能应付日常办公开销。
2.2.2 技术设备差异
上海交大档案馆现代化设施齐全，固定资产高居全国高校档案馆前列。配备了供装订案卷用的先进的大型装订机；维护恒定调节库房内温、湿度的恒温恒湿设备，；安装了供入库、调卷使用的专用电梯等先进的设施。
宁夏大学由于经费紧张，致使库房里基本的设施空调、恒温恒湿机无法配置。只配备了小型的家用加湿机。
2.2.3信息化建设差异
上海交大有专业的信息技术人员，并且与校外的信息公司合作开发软件、签订合作协议，对馆藏档案进行了信息化、数字化。
有了先进的技术及设备，上海交大档案馆的历史档案和文书档案绝大部分已完成了全文数字化处理，所以他们在档案信息管理系统中都可以顺利的查到全文，而无须翻阅档案原件，这不仅大大提高了查阅档者的工作效率，而且还保护了原件。
而宁大无专业的信息技术人员，更无合作项目和合作协议。虽然引进了信息化系统，但由于资金有限，很难对馆藏档案进行数字化，更无从谈起数字档案馆。因数字档案馆产生于发达的信息社会，它需要大量资金投入以及现代高新技术的支撑。
3．馆藏资源及发挥功能的差异：
档案资源建设既是学校档案部门的生命，又是立馆之本、强馆之基、活馆之源。上海交大档案在这方面发挥的非常出色。
3.1 馆藏资源的差异
上海交大档案馆是百年老校，有着悠久的历史，有无数的名人、名家、名流，文化底蕴深厚，馆藏资源十分丰富，门类齐全，共17大类，库存档案17万余卷。它的馆藏特色是完整地保存着自建校以来所有学生的成绩表；校史资料丰富，建有2000多位知名校友人物档案。
而宁夏大学档案馆建校时间相对短，文化底蕴浅，馆藏资源少，存量只有3万余卷，特色不够鲜明，不能适应日益多样化的档案利用需求。
宁夏大学的馆藏结构：主要是以文书、教学、基建、财会等为主，其它门类档案存量较少，体现高校特色的科研档案收集整理工作刚刚起步；建校早期的教学档几乎无存量。二是实物档案少，尤其是荣誉性、纪念性实物馆藏少。三是人物档案少。馆藏档案主要是以纸质档案为主，电子、数字化档案较少。
造成这种状况的原因是：档案馆长期以来还延续着老的管理办法，重单位文件归档、轻个人文献实物收集归档，重年度归档、轻即时归档，重校内归档、轻校外收集等习惯做法所致。
3.2 发挥功能的差异
上海交大建立了校史博物馆以及相关学科的专业博物馆，使之成为省市级爱国主义教育基地。充分发挥了饮水思源、爱国荣校的教育功能；成为宣传学校，走向世界的传媒基地；发挥了以史资政，咨询服务的功能；并成为联络校友，支持办学的融资桥梁；是传播知识、专业见习的理想场地。
二是档案史料研究、校史研究以及档案编研工作非常前活跃，每年公开或内部出版专著数十部；一些档案史料、档案学术研究论文被全国人文社科顶尖杂志录用刊发，为学校人文社会科学的发展做出了积极贡献。
三是立足馆藏，开发档案信息资源，举办档案文化、校史文化、名人档案、特藏档案等专题展览。
宁夏大学目前还没有建立校史博物馆，网上校史馆正在筹建中。校史研究及档案编研工作几乎没有开展起来，有部分校史资料也是校办与有关部门完成。档案文化、校史文化宣传展览工作力度很小。
4.如何缩小两馆之间差距
4.1鉴于地区等因素而导致高校档案工作发展不平衡与差异的现实，每年的高校档案工作研讨会办会地点应多选择在西部地区，这也是推进地区高校档案工作发展或是“活动支边、会议解困”的一种重要形式。
4.2针对西部高校档案工作人员知识结构的不合理及人员专业素质偏低的状况，西部高校应向学校申请引进档案专业技术人员与高学历人才，并利用东西部对口支援的契机、教育部“质量工程”项目，每年向学校争取派人到东部高校学习交流的机会，多向东部高校学习他们先进的工作理念，先进的管理手段，超前的思路和开拓创新的精神，以提高人员的素质。积极鼓励在职人员攻读学位、短期业务培训、外出学习交流，加大学术压力和岗位压力，努力营造档案工作人员成才环境，使优秀人才脱颖而出；使西部高校档案工作不落后于时代，与高速发展的信息时代同步。建立和培养一支与学校内涵建设相适应的档案工作队伍。
4.3宁夏大学档案馆应抓住学校“211”工程建设和国家对学校财政投入逐年增多的有利时机，主动争取学校的支持，按照行业规范，加速推进馆藏档案的信息化、数字化工程，把档案的开放鉴定纳入档案利用的日常工作之中，力争通过数年的建设，使学校档案信息开放程度和档案社会化服务程度有一个新的飞跃。
教育部办公厅在2010年颁布的《高等学校档案管理办法》中强调，“高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求”，《办法》的第五章第三十八条还进一步规定“　高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。” 教育部的这一规定是西部高校档案部门争取资金最好最有力的依据。
4.4宁夏大学档案馆要充分认识档案资源建设的重要性和紧迫性，要学习上海交大等高校档案馆的先进理念，不断创新发展思路，努力探索学校档案资源建设的基本规律，以信息化建设促进档案工作现代化，树立“大档案”的观念，开创具有学校特色的档案资源建设体系。
加强档案馆爱国主义教育基地建设，要在完善设施，更新内容，有效开放，优质服务，提高水平上下功夫，使之成为青少年的第二课堂，广大师生的精神家园，展示高校软实力的重要窗口，对外交流合作的大平台；探索集成服务，在校领导、档案行政部门协调下，实现区域性和全国高校档案信息的集成共享，加快数字档案馆建设，使学校档案信息更好的服务于学校师生员工、服务于社会公众。
5.结语
    我们探讨两高校档案工作的差异，就是为了发现和掌握东、西部高校档案管理工作的发展规律，找出差距，取长补短。宁夏大学在档案管理上应汲取上海交大档案馆先进的管理理念，开拓创新的精神，尽快缩小我校档案工作与上海交大档案馆的差距，更好地发挥高校档案的社会作用，更好地为本校、本地区和全社会服务。
参考文献:
［1］肖秋惠  我国数字档案馆与电子文件中心建设述评［J］.档案学通讯，2008（6）．
［2］袁继军，胡凤华. J]．兰台世界，2010（2下）．
［3］江西“全国高校档案资源建设专题学术研讨会”陈华新会长的讲话，2008.5.8
［4］高等学校档案管理办法（解读）［M］高等教育出版社，2010．