谈电子档案安全管理

摘  要：虽然电子档案在我国已经不是新鲜事物，档案工作者对其也已经有了比较深入地研究，对其特性也有了深入地探讨，但我国大多数组织在进行电子档案安全管理时，依然采取传统的档案保护方法，其主要目标指向电子档案载体物化性质的保护，认为只要保护载体无损便可保护信息完整，因此无论其保护对象、技术方法还是指导思想都具有明显的单纯性。通过对目前我国档案界所采取的措施进行分析，发现传统的安全管理措施主要存在五个方面的局限：盲目性、非系统性、低效率性、被动性和缺乏制度性。这些局限的存在并不能保证目前信息技术所主导的电子档案的安全。
 
关键词：影响电子档案    安全管理　　因素　
中国分类号：TK-9 文献标识码：A   文章标号：2095-2104（2012）03-0001-02

　
 
         第一章 与安全管理相关的其他概念
电子档案安全管理是新时期档案工作的重要任务。保管和保护好电子文件必须从两个方面着手：一方面，要从电子档案管理物理载体出发，着重保护电子档案的原始性；另一方面，要在电子档案管理的手段上狠下功夫，力促电子档案的真实性。本论文就是对电子档案如何能够安全管理，发表个人看法。1、背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。2、逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。3、物理归档，指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
第二章 影响电子档案安全的因素分析
信息技术就是一柄双刃剑，在给用户带来方便的同时，也给电子档案的安全带来更多的威胁。影响电子档案信息安全的因素很多，归纳为四大类：自然因素、环境因素、人为因素和技术因素。
2.1自然因素
影响电子档案安全的自然因素主要指各种自然灾害，如雷电、水灾、火灾、台风、地震等，这些自然灾害的发生会直接威胁到共享系统中的电子档案安全。
2.2环境因素
电子档案信息的产生、存取、传播和利用等离不开计算机及网络环境，这对电子档案所依存的系统环境和网络环境的要求是非常高的，如果电子档案管理系统和网站的环境不符合要求(电源质量差，温湿度不适应，无抗静电、抗磁场干扰和无防尘、防火、防水、防雷电、防漏电、防盗窃的设施和措施等)就会影响电子档案信息的安全。
2.3人为因素
人为因素又可以分为三类：第一类是蓄意破坏。蓄意破坏是故意破坏电子档案的内容及其所依赖的载体、系统和网络环境等，以获得某种利益及达到某种目的。第二类是管理疏忽。管理疏忽包括管理人员的安全意识、保密意识、责任心不强，没有建立起相应的信息安全法律法规、标准制度等。管理疏忽是造成事故发生的最大隐患。第三类是不当操作。电子档案载体本身随着使用次数的增加，其结构性能会有一定程度的降低。
2.4技术因素
在影响电子档案信息安全的非人为因素中，技术因素不可忽视。信息技术、计算机网络技术在工作中的广泛应用，给电子档案的安全带来深刻的影响，一方面上述技术是电子档案产生的前提，为电子档案信息的管理和利用带来极大的便捷；另一方面，这些技术本身并不是十全十美，也有局限性、漏洞和缺陷，这些都为电子档案信息增加了被窃取、盗用、非法增删及破坏等方面的安全隐患。
第三章 电子档案安全管理措施
3.1载体安全保护
第一保证电子档案载体的制成材料质量过关。硬件、软件、磁盘、光盘、输入输出设备、信道信宿、其他反馈系统等都是电子档案生成、存储、传输和提供利用全过程的基础。电子档案制成材料主要有电子档案的载体用料和记录用料及相关设备用料。第二保证电子档案载体物理上的安全。这是使其能够通过电子计算机的软硬件平台，完整、准确并以人们可以理解的形式输出的前提。
3.2电子档案传统安全管理措施的局限性
电子档案传统的安全管理措施主要存在着以下五种局限性：盲目性、非系统性、低效率性、被动性和缺乏制度性。
3.2.1盲目性
作为电子档案的最终管理者，档案部门对于电子档案所处的风险没有进行更深刻的探究，没有从更深层次上发现风险发生的原因。最终在风险来临之时，不能有效地控制风险。
3.2.2非系统性
电子档案的风险往往并不是单一因素所造成的，除了内部因素外，还有外部因素。内部因素和外部因素两者相加，大大加剧了电子档案所遭遇风险的强度，而传统的电子档案保护措施，往往采取的是单一的防护措施，对于电子档案的保护会出现“头痛医头，脚痛医脚”的现象，最终还是不能避免电子档案风险的发生。
3.2.3低效率性
传统保护措施的低效效率性主要体现在对于电子档案的保护成本过高，而对于电子档案风险的防范并不能取得相应的效果，这之间不能形成一种正比关系，从而造成人力、物力、财力上的巨大浪费。
3.2.4被动性
对于可能发生的风险，由于档案工作者自身信息技术方面知识的欠缺，对信息技术发展了解不足，而维护网络设备和相关系统的技术人员又往往对电子档案的知识掌握不足，两者之间这种信息鸿沟，使电子档案在风险发生之前往往不能采取有效的措施加以预防，只待风险成为现实之后，才采取相应的措施进行补救。
3.2.5缺乏制度性
电子档案的传统保护措施缺乏制度性主要体现在两个方面，一方面电子档案的安全管理在实施过程中缺乏制度和标准的保障，在实施过程中没有具体的操作程序可以执行，档案工作者在操作过程中，存在很大的随意性，在此期间，再次发生风险的可能性增加，风险的叠加，会给电子档案带来更大的危害。另一方面国家对于电子档案安全管理缺乏相应的法律法规进行规范。以往发布的相关法规一般都集中在信息安全方面，但是电子档案的安全管理有其特殊性，国家在此方面的关注度不足。
第四章  结束语
本文的研究最终目的就在于为档案工作者提供一种新管理思路，提高档案管理者的风险意识，提高电子档案的管理水平。在电子档案管理过程中，管理者和管理部门必须要认识到电子文件风险的客观性、不确定性、危害性，做好风险防范和应对工作，否则，如果对潜在风险的忽视，定会导致灾难性后果，形成可怕的“记忆黑洞”、“历史空白”。
电子档案管理是我们现实工作中的重中之重的关键环节，只有认真做好这项工作，我们的各项工作才有保障，我们要防患于未然，重视细小的问题，重视防范，哪怕是拔掉插头，用铁锤击碎，文件与数据也不会有任何影响。
　　　　　　
 
参考文献
 
[1] 王萍、宋雪雁《电子档案管理基础》北京：清华大学出版社，2006年第1版 。
[2] 科飞管理咨询公司著《信息安全管理概论》北京：机械工业出版社，2002年第1版。
[3] 国家档案局外事办公室组译《永久保护真实电子文件》(国际学术报告会报告集)北京：中国档案出版社，2003年第1版。                                         
 

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